Privacybeleid Ruth Bootsma Music

Wie zijn wij?

Ruth Bootsma Music richt zich op diverse aspecten van muziek. Ruth Bootsma Music verzorgt optredens, studio recording en schrijft muziek en brengt deze uit. Ook biedt Ruth Bootsma Music (business) coaching aan vocalisten, songwriters en creatieve makers en ondernemers onder haar eigen naam en de handelsnaam Ruth Bootsma Business Coaching for Creatives.

Waarom dit beleid?

Voor Ruth Bootsma Music is het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van groot belang. Daarom staan wij regelmatig stil bij onze methoden voor gegevensverzameling, opslag en verwerking. Hiermee zorgen wij ervoor dat wij uitsluitend gegevens verzamelen, opslaan en verwerken, die nodig zijn voor onze dienstverlening.

Dit beleid beschrijft de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Ruth Bootsma Music behandelt jouw persoonsgegevens vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de doeleinden zoals in dit beleid beschreven. Alle privacygevoelige informatie die je aan Ruth Bootsma Music verstrekt valt hieronder. Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Ruth Bootsma Music zich aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.

Dit beleid kan van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op https://ruthbootsmamusic.com/privacybeleid. Dit beleid is voor het laatst gewijzigd op 15 juni 2026.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over wie je bent of die met jou in verband kunnen worden gebracht. Het zijn alle gegevens waarmee je geïdentificeerd kunt worden. Denk hierbij aan je naam, e-mailadres of telefoonnummer.

Welke gegevens vragen wij?

Op het moment dat jij je gegevens achterlaat op de website of in het planningssysteem, worden jouw persoonsgegevens vastgelegd voor de communicatie over de planning en uitvoering van een coachingsessie, strategisch verkenningsgesprek, traject of workshop. Jouw persoonsgegevens worden ten behoeve van het uitvoeren van onze dienstverlening opgeslagen in een beveiligde database. Mocht je om wat voor reden dan ook besluiten om uiteindelijk geen coaching, strategisch verkenningsgesprek, traject of workshop te boeken, dan worden je gegevens per omgaande verwijderd uit onze actieve database.

Om een coachingsessie of workshop te plannen, uit te voeren en financieel af te handelen, hebben wij de volgende gegevens nodig:

Naam;

Bedrijfsnaam (indien van toepassing);

E-mailadres;

Telefoonnummer (indien je wilt communiceren via telefoon, WhatsApp of Signal);

Adresgegevens (vereist voor het correct opstellen van de factuur of wanneer de sessie bij jou thuis plaatsvindt);

Antwoorden op de door jou ingevulde intake- of verkenningsvragen in het planningssysteem.

Waarvoor gebruiken we je gegevens precies?

Wij leggen persoonsgegevens vast op basis van de wettelijke grondslagen 'uitvoering van de overeenkomst' en 'wettelijke verplichting'. Wij gebruiken ze specifiek om:

De coachingsessies, trajecten, strategische verkenningsgesprekken of workshops te kunnen plannen, bevestigen en uitvoeren;

De geleverde diensten financieel en administratief af te handelen (facturatie);

Je op de hoogte te houden van voor jou interessante evenementen, cursussen en/ of acties (uitsluitend indien je je hiervoor hebt aangemeld in de vorm van een nieuwsbrief);

Te voldoen aan wettelijke eisen en plichten, zoals de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij je hiervoor vooraf jouw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven of er een wettelijke verplichting is om dit te doen.

Wel maken wij voor de uitvoering van onze overeenkomst gebruik van systemen van externe partijen (verwerkers) die adequaat zijn beveiligd. Jouw gegevens worden, voor zover noodzakelijk, verwerkt binnen:

TidyCal (voor het veilig inplannen van afspraken en het verwerken van intakevragen);

WhatsApp/ Signal (ten behoeve van de dagelijkse support en het sparren binnen trajecten/ business coaching);

Onze gecertificeerde online boekhoud- en facturatiesystemen.

Hoelang bewaren we je gegevens?

Indien je aan een coachingsessie, traject of workshop deelneemt, bewaren wij je algemene gegevens in onze database tot maximaal vijf (5) jaar na de laatste sessie, om eventueel hercontact soepel te laten verlopen.

Let op: facturen en administratieve gegevens waar persoonsgegevens op vermeld staan, moeten wij wettelijk verplicht zeven (7) jaar bewaren voor de Belastingdienst. Na het verstrijken van deze wettelijke termijnen worden de gegevens definitief verwijderd.

Ik schrijf me in voor de nieuwsbrief. Wat doen jullie met mijn gegevens?

Bij inschrijving voor de nieuwsbrief ontvangen wij je e-mailadres. Dit adres hebben we nodig voor het versturen van die nieuwsbrief. Je kunt je op ieder moment uitschrijven door op de afmeldlink in de nieuwsbrief te klikken of door een e-mail te sturen naar RuthBootsmaMusic@gmail.com. Je gegevens worden vervolgens per omgaande verwijderd.

Hoe komen we aan jouw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens die Ruth Bootsma Music heeft opgeslagen in de database, hebben wij rechtstreeks van jou ontvangen (bijvoorbeeld via het contactformulier, het digitale planningssysteem of per e-mail). Wij maken geen gebruik van persoonsgegevens die via derden zijn verkregen.

Welke rechten heb jij?

De AVG kent verschillende rechten aan je toe met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens:

Recht van inzage: je hebt het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van jou hebben vastgelegd en hoe wij deze verwerken.

Recht op rectificatie: je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens direct te laten wijzigen of aanvullen.

Recht op gegevenswissing (recht om vergeten te worden): je hebt het recht om in specifieke situaties je persoonsgegevens te laten wissen, tenzij er voor Ruth Bootsma Music een wettelijke plicht geldt (zoals de fiscale bewaarplicht) om deze gegevens te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens in bepaalde situaties tijdelijk te laten stopzetten, met uitzondering van het opslaan ervan.

Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): je hebt het recht om de gegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd en gangbaar digitaal formaat te ontvangen, zodat je deze eventueel kunt overdragen aan een andere organisatie.

Recht van bezwaar: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens in het kader van gerechtvaardigd belang of direct marketing.

Indien je een beroep wilt doen op een van je rechten, kun je contact opnemen door een e-mail te sturen naar RuthBootsmaMusic@gmail.com. Ruth Bootsma Music zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen de wettelijke termijn van één maand, op jouw verzoek reageren. Indien wij gemotiveerd niet aan je verzoek kunnen voldoen (bijvoorbeeld door fiscale wetgeving), dan laten we je dat uiteraard direct weten.

Hoe beschermen wij je persoonsgegevens?

Ruth Bootsma Music maakt gebruik van passende en up-to-date beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens. Hiermee voorkomen wij ongeoorloofde wijziging, verlies, openbaarmaking of vernietiging van gegevens. Onze digitale systemen en databases zijn adequaat beveiligd en uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde processen.

Wil je een klacht indienen?

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), indien je van mening bent dat Ruth Bootsma Music jouw persoonsgegevens verwerkt of heeft verwerkt in strijd met de toepasselijke privacywetgeving.

Heb je nog vragen over ons privacybeleid?

Mocht je vragen hebben over het beleid, of over het beheer of gebruik van je gegevens, stuur dan een e-mail naar RuthBootsmaMusic@gmail.com. Als je jouw gegevens wilt wijzigen, kun je dit e-mailadres ook gebruiken. We helpen je graag verder.